Um den Arbeitstag richtig nutzen zu können, ist eine effektive Zeiteinteilung unabdingbar. Doch das ist gar nicht so einfach. Entweder scheint die verfügbare Zeit viel zu wenig für die vielen Aufgaben zu sein und der Arbeitstag fliegt vor Stress nur so dahin, oder er zieht sich wie Kaugummi und man hat am Ende des Tages das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Hier erfahren Sie einige Tipps, wie Sie je nach Tageszeit Ihre Produktivität steigern können.
Den Arbeitstag richtig nutzen mit der ALPEN-Methode
Die sogenannte ALPEN-Methode hilft oftmals, um den Arbeitstag richtig nutzen zu können. Es ist am Ende eines jeden Arbeitstages aufzuschreiben, was man am nächsten Tag alles schaffen will. Dabei sollte man sich nicht zu viel vornehmen und kein Multitasking einplanen. Die einzelnen Aufgaben sind außerdem in ihre Einzelteile zu zerlegen, sodass man kleine Aufgaben aufschreibt, die einfacher zu erledigen sind. Die ALPEN-Methode zeigt das genaue Vorgehen auf:
Wenn also die To-Do-Liste mit Zeiteinplanung geschrieben wurde, ist zu entscheiden, welche Aktivitäten priorisiert werden sollten. Die Aufgaben werden in A-, B-, C- und D-Aufgaben aufgeteilt. A-Aufgaben sind zu erledigen, wenn eine Krisensituation bewältigt werden muss oder aktuelle Chancen genutzt werden sollen. B-Aufgaben sind weniger dringend, aber auch wichtig, wie z.B. grundsätzliche Entscheidungen. C-Aufgaben gehören zum klassischen Tagesgeschäft und D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend, weshalb man sie delegieren oder entfallen lassen sollte. Bei der Nachkontrolle am Ende des Tages werden Aufgaben, die nicht geschafft wurden, für den nächsten Tag angesetzt.
Den Arbeitstag richtig nutzen im Tagesverlauf
Um den Arbeitstag richtig zu nutzen, sollte morgens mit einem ausgewogenen, gesunden Frühstück gestartet werden. Im Büro ist dann mit der Aufgabe anzufangen, die am umfangreichsten oder am wichtigsten ist, also die meiste Konzentration fordert. Somit hat man den „schwersten Brocken“ schon geschafft. Im Verlauf des Tages ist es empfehlenswert, zwischen unliebsamen und leichten Aufgaben zu wechseln, damit man die Motivation nicht verliert. Außerdem sind regelmäßig kurze Pausen einzulegen. Dabei kann sich mit Kollegen ausgetauscht oder etwas gegessen werden, um sich kurz von der Arbeit abzulenken. Anschließend kann wieder konzentriert weitergearbeitet werden. Wenn Meetings anstehen kann es hilfreich sein, sich Notizen zu machen. Das steigert die Konzentration und fordert zum Mitdenken auf.
Nach der Mittagspause macht sich bei den meisten Menschen ein Leistungstief bemerkbar. Doch auch dieses kann man nutzen, indem man währenddessen Routinetätigkeiten erledigt, die nicht viel Konzentration oder Kreativität fordern. Das kann zum Beispiel das Beantworten von E-Mails sein, die nur eine kurze Antwort benötigen. Die ganze Arbeitszeit lang ist außerdem auf möglichst wenig Ablenkung zu achten. Das Smartphone sollte nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Auch feste Arbeitszeiten sorgen für weniger Verzögerungen und für ein schnelleres und effizienteres Arbeiten.
Am Ende des Arbeitstages sollte dann noch der Schreibtisch aufgeräumt werden, um am nächsten Tag direkt den Überblick zu haben. Und dann gilt es, den Feierabend stressfrei zu genießen und sich mit anderen Dingen zu beschäftigen, um auch den nächsten Arbeitstag richtig nutzen zu können. Falls das Abschalten im Feierabend schwerfällt, haben wir hier auch noch einige Tipps zum richtig Abschalten aufgeführt.